隨著Excel文件內(nèi)容不斷增加和進行編輯，文件會變得越來越大。一個工作簿除了文字，還會有各種圖表和彩色圖片，這些都會占用大量空間。文件過大不僅會影響郵件發(fā)送的速度，還會占用許多硬盤空間。好在你只需要進行幾個簡單操作，就可以縮減Excel文件的大小。

小提示 可以點下面鏈接看簡單的方法

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步驟

方法 1嘗試幾種簡單的方法

1. 查看未使用單元格的格式。一直將鼠標拖動到每個工作簿的最底部，選中所有空行，刪除所有未使用的單元格。這樣能很大程度地縮減文件大小。
2. 將文件保存為后綴名為.xlsb的二進制格式。這樣可以把工作簿變成包含多個二進制文件的壓縮文件夾。具體壓縮多少取決于工作表的內(nèi)容。但是，要打開、關閉、保存這樣的文件，所費的時間往往比常用文件格式（.xls）要長一些。^[1]
• 當你將文件另存為.xlsb格式后，選中并刪除數(shù)據(jù)范圍外的所有單元格，通常是數(shù)據(jù)的右側和下方。
• 選中同樣的單元格，刪除單元格所有的格式，像是顏色、線條等等。刪除工作簿里每個工作表的格式。
• 再次將工作簿保存為“.xlsx” 格式。然后查看一下這些操作縮減了多少文件體積。
3. 將工作簿保存為相同的文件和格式，但是使用另一個文件名。這種轉(zhuǎn)換過程或許可以消除文件里的多余空間和無效數(shù)據(jù)。

方法 2包含圖標和格式的工作簿

1. 打開 Excel文件。
2. 將Excel文件保存為 “.html” 格式。
3. 更改 .html 文檔的文件名稱。然后將新文檔保存為“.xls” 格式。

方法 3僅包含文本的工作簿

1. 打開 Excel文件。
2. 將Excel文件保存為 “.xml”格式。
3. 重命名“.xml”文件，然后重新保存為“.xls”文件，并命名新的名字。

方法 4使用“WinZip”程序

1. 打開文檔，找到你想要壓縮的文件。點擊文件名，將后綴名“.xls”更改為“.zip”。
2. 點擊文件，選擇“用WinZip打開”。然后選擇一個路徑來保存解壓后的內(nèi)容。
3. 使用“WinZip”程序重新壓縮內(nèi)容。
4. 打開文檔。選中文件，將“.zip”后綴更改為“.xlsx”。你應該會注意到文件體積減了不少。^[2]
5. 你也可以前往工作簿子文件夾，找到體積最大的工作簿。重新打開原始的excel文件，創(chuàng)建幾個新的電子表格。返回到體積較大的工作簿中，選中包含數(shù)據(jù)的單元格，將它們復制粘貼到新工作表中。然后，刪除體積過大的電子表格，保存文件。

方法 5找到并處理錯誤源

1. 找到導致Excel文件體積過大的工作表之后，將文件另存為.xls格式，這樣可以方便你查找工作表和存在的問題。同時，數(shù)據(jù)也可以從原文件中獨立出來。
2. 復制Excel文件，方便之后操作，然后刪除里面有問題的列，并保存文件。
3. 如果你比較兩個文件的體積，會發(fā)現(xiàn)刪掉存在問題的列之后，Excel文件的體積會縮減幾KB到幾MB不等。

方法 6另存為

這個方法適用于帶有圖片的電子表格。

1. 點擊“文件”，然后選擇“另存為”。
2. 在“保存”按鈕的旁邊，你會看到工具下拉菜單。點擊它。
3. 壓縮圖片。
4. 壓縮到“屏幕”或“打印”大小。
5. 保存文件。完成。

小提示

• 如果你想在Mac電腦上壓縮Excel文件，可以使用第三方軟件，如“FILEminimizer Office” 或“Express Zip Mac” 壓縮軟件。
• 如果你將Mac電腦上的Excel文件以郵件形式發(fā)送到Windows電腦，確保將文件保存為“.xlsx”格式。這樣Windows電腦在打開文件時不會遇到任何問題，打開的文件也不會出現(xiàn)任何詭異的格式。^[3]