Excel有很多功能用熟了以后會幫上大忙。比較簡單的是“組及分級顯示”，通過這種功能可以使得大量數(shù)據(jù)整理成小塊，方便查看。想在舊版和新版的Excel中運用這種功能，請查看以下步驟。

步驟

1. 打開要編輯的文檔。組及分級顯示對大型數(shù)據(jù)表十分有用，可以將其整理成短小精悍的表格便于查看編輯。不過本例子中為了方便，就使用一個比較小的表格。
2. 到“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽。新版Excel中是上方的一項標(biāo)簽，而舊版則是一個下拉菜單。

方法?1自動分級顯示

1. 新版則選擇數(shù)據(jù)-組-自動分級顯示。舊版選擇數(shù)據(jù)-組及分級顯示-自動分級顯示。
   • 分組的時候，Excel就會找出邏輯書立（頂部標(biāo)題和底部的總數(shù)統(tǒng)計公式）之間的數(shù)據(jù)，并分離出來，讓你可以簡化它。Excel要是告知你不能創(chuàng)建自動分級顯示，則是因為你的表格中不包含公式。這樣你就得手動創(chuàng)建分組了（跳到下面的手動分組步驟）
2. 檢查一下自動分級顯示的表格。根據(jù)不同復(fù)雜度和表格格式安排，不同塊的數(shù)據(jù)會被分組，并且被上方或左方的標(biāo)志標(biāo)出。本例子中的表格特別簡單，只在一個地方分組了。
   • 本例子中，第一行（標(biāo)題）和最后兩行（都含有總結(jié)公式）中的數(shù)據(jù)已經(jīng)被自動分組了。B7單元格含有一個SUM求和公式。
   • 點建號，來把一段數(shù)據(jù)簡化。
   • 觀察剩下的數(shù)據(jù)。一般是最關(guān)鍵的信息。通過此步驟你可以選擇是否顯示細(xì)節(jié)，使得表格更簡潔明了。
3. 關(guān)閉自動分級顯示。如果Excel分級顯示錯誤，你沒有得到想要的結(jié)果，則通過數(shù)據(jù)-取消組（或組及分級顯示）選擇“清除分級顯示”，這樣可以手動成組或取消組（參見以下步驟）。關(guān)閉后，你可以調(diào)整自動分級顯示的設(shè)置來省點時間。

方法?2手動分組數(shù)據(jù)

1. 選擇想要簡化的數(shù)據(jù)。本例中我們在簡化后只需要顯示標(biāo)題和總和，這樣我們就把之間的所有數(shù)據(jù)選擇起來。
2. 到“數(shù)據(jù)-組-組”。舊版選擇“數(shù)據(jù)-組及分級顯示-組”
3. 在對話框中選擇行或列。本例中我們要豎直方向整理數(shù)據(jù)，因此選擇行。
4. 注意整理成組的數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在左邊已經(jīng)有一條標(biāo)示出整理的每一組數(shù)據(jù)了。（也有可能在上面）
5. 按下-號，簡化數(shù)據(jù)。
6. 如果還有地方需要成組，則再選擇成組。如果想要展開數(shù)據(jù)，則按下+按鈕，重復(fù)第一步到第四步完成分組。本例中我們要在把小計“Subtotal”排除掉的第一組中創(chuàng)建分組，因此我們選擇標(biāo)題和小計中間的所有數(shù)據(jù)。
   • 注意新的分組區(qū)域創(chuàng)建了。
   • 簡化新組，注意和之前區(qū)別。
7. 要取消組，則選擇數(shù)據(jù)-取消組-取消組。舊版則選擇數(shù)據(jù)-組及分級顯示-取消組
8. 要取消所有組，在數(shù)據(jù)-取消組（或組及分級顯示）-清除分級顯示

小提示

• 很多時候自動分級功能不能達(dá)到你想要的結(jié)果。所以手動分級，創(chuàng)建一系列的組可能會更簡單更適合你的需求。
• 如果表格是被共享的，不能使用此功能。

警告

• 如果要把Excel文件保存為htm/html網(wǎng)頁文件，不要用組/分級顯示功能
• 如果要保護工作表內(nèi)容，不要用組/分級顯示功能。其他用戶是不能展開、折疊各行的！