如果你需要將一個(gè)列表或數(shù)據(jù)表格從Word轉(zhuǎn)移到Excel中，你不必將每個(gè)單獨(dú)的信息復(fù)制并粘貼到電子表格中對(duì)應(yīng)的單元格中。通過正確格式化Word文檔，只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，就可以輕松將整個(gè)文檔導(dǎo)入Excel。

步驟

方法 1轉(zhuǎn)換列表

1. 
   了解文檔將如何轉(zhuǎn)換。

   當(dāng)你將文檔導(dǎo)入Excel時(shí)，將使用某些字符來確定哪些數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel電子表格中的每個(gè)單元格。通過在導(dǎo)入前進(jìn)行格式化，你就可以控制最終電子表格如何顯示，并盡量減少必須執(zhí)行的手動(dòng)格式化。如果你要將一個(gè)大型列表從Word文檔導(dǎo)入到Excel時(shí)，這一點(diǎn)尤其有用。

   • 當(dāng)列表包含多個(gè)條目，每個(gè)條目的格式都相同（地址、電話號(hào)碼、電子郵件地址等）時(shí)，這個(gè)方法效果最好。
2. 
   掃描文檔中的格式錯(cuò)誤。

   在開始轉(zhuǎn)換之前，你需要確保每個(gè)條目的格式都是相同的。這意味著你需要修復(fù)任何標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，或重新整理任何與其他條目不匹配的條目。這樣可以確保數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移無誤。

3. 
   在Word文檔中顯示格式化字符。

   顯示通常隱藏的格式化字符有助于你確定分割條目的最佳方式。你可以通過點(diǎn)擊“主頁”選項(xiàng)卡中的“顯示/隱藏段落標(biāo)記”按鈕，或者按4替換每個(gè)條目之間的段落標(biāo)記，從而去掉多余的空格。Excel將使用條目之間的空格來確定行，但是現(xiàn)在你需要?jiǎng)h除空格來完成格式化過程。別擔(dān)心，稍后會(huì)把它加回去的。當(dāng)一個(gè)條目的末尾和條目（一行兩個(gè)）之間空格中有一個(gè)段落標(biāo)記時(shí)，這種方法最有效。

   • 按5將每個(gè)條目分隔到不同的字段中。現(xiàn)在條目已經(jīng)被分隔開來，以便它們出現(xiàn)在隨后的行中，你需要定義每個(gè)字段中將出現(xiàn)什么數(shù)據(jù)。例如，如果每個(gè)條目第一行是名稱，第二行是街道地址，第三行是州和郵政編碼，你可以：
     • 按6替換分隔字符以完成格式化過程。當(dāng)你完成了上面的兩個(gè)“查找和替換”步驟后，你的列表看起來不再像是一個(gè)列表了。所有內(nèi)容都在同一行上，每個(gè)數(shù)據(jù)之間都有逗號(hào)。最后的“查找和替換”步驟將會(huì)把數(shù)據(jù)返回到一個(gè)列表中，同時(shí)保留定義字段的逗號(hào)。
       • 按7將文件保存為純文本文件。現(xiàn)在已經(jīng)完成了格式化，可以將文檔保存為文本文件。這樣將允許Excel讀取和解析你的數(shù)據(jù)，以便它歸入正確的字段。
         • 點(diǎn)擊“文件”選項(xiàng)卡，并選擇“另存為”。
         • 點(diǎn)擊“保存類型”下拉菜單，并選擇“純文本”。
         • 命名文件并點(diǎn)擊保存。
         • 如果出現(xiàn)“文件轉(zhuǎn)換”窗口，直接點(diǎn)擊 確定 。
       • 
         在Excel中打開文件。

         現(xiàn)在你已經(jīng)將文件保存為純文本格式，你可以在Excel中打開它。^{[1]下一步>。}

       • 在分隔符號(hào)列表中選擇“逗號(hào)”。你可以在底部的預(yù)覽中看到條目是如何分隔的。點(diǎn)擊下一步>。
       • 選擇各列的數(shù)據(jù)格式，并點(diǎn)擊完成。

方法 2轉(zhuǎn)換表格

1. 
   在Word中把數(shù)據(jù)做成表格。

   如果你在Word中有數(shù)據(jù)列表，你可以在Word中將它轉(zhuǎn)換成表格，然后快速將表格復(fù)制到Excel中。如果數(shù)據(jù)已經(jīng)是表格格式的，跳到下一個(gè)步驟。

   • 選擇要轉(zhuǎn)換為表格的所有文本。
   • 點(diǎn)擊“插入”選項(xiàng)卡，然后點(diǎn)擊“表格”按鈕。
   • 選擇“文本轉(zhuǎn)換為表格”。
   • 在“列數(shù)”字段中輸入每條記錄的行數(shù)。如果每個(gè)記錄之間都有空白行，那就將列數(shù)加一。
   • 點(diǎn)擊 確定 。
2. 
   檢查表格的格式。

   Word會(huì)根據(jù)你的設(shè)置生成一個(gè)表格。仔細(xì)檢查，確保所有記錄都在其對(duì)應(yīng)的單元格中。

3. 
   點(diǎn)擊出現(xiàn)在表格左上角的“+”按鈕。

   當(dāng)你將鼠標(biāo)懸停在表格上時(shí)，它就會(huì)顯示出來。點(diǎn)擊它將選擇表中的所有數(shù)據(jù)。

4. 
   按5打開Excel。

   數(shù)據(jù)復(fù)制好了之后，就可以打開Excel了。如果你想將數(shù)據(jù)放在現(xiàn)有的電子表格中，在表格中加載它即可。將光標(biāo)放在希望顯示表格左上角單元格的單元格中。

5. 
   按7分割剩余的列。

   根據(jù)要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)類型，你可能還要進(jìn)行一些格式化。例如，如果要導(dǎo)入的地址、城市、州名縮寫和郵編可能都在同一個(gè)單元中。你可以讓Excel自動(dòng)分割這些數(shù)據(jù)。^{[2]下一步>，然后選擇在“分隔符號(hào)”字段中選擇“逗號(hào)”。如果你使用上面的例子，這樣就會(huì)把城市、州名縮寫和郵政編碼分隔開來。}

6. 點(diǎn)擊完成保存更改。
7. 選擇仍然需要分割的列，并重復(fù)這個(gè)過程，選擇“空格”而不是“逗號(hào)”作為分隔符號(hào)。這樣就會(huì)把州名縮寫從郵政編碼中分隔開來。