將各種優(yōu)先級(jí)事務(wù)寫在紙上進(jìn)行管理非常困難，因?yàn)槟憧傂枰砑邮聞?wù)或刪除舊事務(wù)。無論在家里還是辦公室，總會(huì)不斷有新的事務(wù)需要處理，而其中許多事務(wù)需要延續(xù)到下一天（也可能是下周或下個(gè)月）。你可以使用 Excel 表格跟蹤事務(wù)完成期限，從而可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)事物優(yōu)先級(jí)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。根據(jù)下面的步驟，你只需 20 分鐘就可以學(xué)會(huì)更加有效地管理自己的事務(wù)優(yōu)先級(jí)。

步驟

1. 
   創(chuàng)建“家庭”或“工作”工作表標(biāo)簽

   打開一個(gè)新的 Excel工作簿。右擊位于底端的“Sheet1”工作表標(biāo)簽，然后單擊重命名工作表。輸入“家庭”或“工作”

2. 
   將工作表標(biāo)簽 Sheet2 重命名為“模板”，將工作表標(biāo)簽 Sheet3 重命名為“評(píng)分”

   ，具體操作方法詳見步驟 1。

3. 
   新建重要程度表格。

   在標(biāo)簽為評(píng)分的工作表中，輸入 A、B 和 C 三列內(nèi)容：

4. 
   定義名稱“重要程度”。

   選擇單元格 A2 到 C7。點(diǎn)擊插入->名稱->定義。

   • 將名稱定義為“重要程度”，然后點(diǎn)擊確定。
5. 
   新建工作量表格。

   重復(fù)步驟 3、4 和 5，在列 E、F 和 G 中新建工作量表格。選擇單元格 E2 到 G6，然后將其命名為“工作量”。

6. 
   新建緊急程度表格。

   重復(fù)步驟 3、4 和 5，在列 I、J 和 K 中新建緊急程度表格，并將其命名為“緊急程度”。

7. 
   輸入標(biāo)簽為家庭的工作表標(biāo)題。

   點(diǎn)擊家庭工作表標(biāo)簽，然后將標(biāo)題插入到第一行：

   • A – 優(yōu)先級(jí)公式，1 代表最重要的事務(wù)，其數(shù)值可以超過 100。
   • B – 事務(wù)名稱。
   • C – 重要程度表格中列出的等級(jí) A、B、C、D、E 或 F。
   • D – 工作量表格中列出的等級(jí) 1 到 5。
   • E – 基于截止時(shí)間的緊急程度計(jì)算公式。
   • F – 事務(wù)完成的截止日期。截止日期并非不能更改。提前表示你能夠提前多長(zhǎng)時(shí)間開始處理事務(wù)，而延期代表你可以將截止日期延遲的天數(shù)。例如理發(fā)這件事的提前為 5，而延期為 4。提前 2 個(gè)星期理發(fā)完全沒有意義，而沒有人會(huì)發(fā)覺你提前 5 天理發(fā)。
   • G – 能夠提前多少天開始處理事務(wù)。
   • H – 在截止日期基礎(chǔ)上自動(dòng)延期天數(shù)。
   • I – 剩余日期公式。距離截止日期天數(shù)，如果超過了截止日期，那么其數(shù)值為負(fù)數(shù)。
   • J – 事務(wù)實(shí)際完成時(shí)間。
   • K – 該任務(wù)的相關(guān)評(píng)論。
8. 
   輸入事務(wù)列表。

   注意不需要填寫優(yōu)先級(jí)、緊急程度和剩余日期單元格。因?yàn)檫@些單元格將由公式填寫。這里展現(xiàn)的是一個(gè)家庭任務(wù)的實(shí)例。

9. 
   輸入剩余天數(shù)、緊急程度和優(yōu)先級(jí)公式。

   以下是第 2 排的這些公式。

   • I (剩余天數(shù)) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)
   • E (緊急程度) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))
   • A (優(yōu)先級(jí)) =VLOOKUP(C2,重要程度,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,工作量,2,FALSE) +VLOOKUP(E2,緊急程度,2,FALSE)
10. 
    將 I2 單元格的格式設(shè)置為整數(shù)

    。右擊該單元格，選擇設(shè)置格式格式，然后將格式設(shè)置為小數(shù)位為 0 的數(shù)值格式。

11. 
    將優(yōu)先級(jí)、緊急程度和剩余日期公式復(fù)制到所在列的剩余單元格中。

    選擇單元格 E2，然后按下CTRL-C。選擇單元格 E3 到 E10，然后按下 CTRL-V。重復(fù)操作將單元格 I2 中的公式復(fù)制到 I3 到 I10。最后，復(fù)制單元格 A2 中的公式到 A3 到 A10。你可以忽略那些由于沒有定義事務(wù)生產(chǎn)的奇怪?jǐn)?shù)值。

12. 
    根據(jù)優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。

    選擇單元格 A1 到 K，包含全部由數(shù)據(jù)的行。然后點(diǎn)擊排序。

13. 
    保存你的事務(wù)優(yōu)先級(jí)工作簿，包括其時(shí)間和版本。
14. 
    將事務(wù)設(shè)置為完成。

    當(dāng)完成事務(wù)后，你需要在完成時(shí)間列輸入時(shí)間。記住快捷鍵CTRL–;（control 鍵加上分號(hào)）可以直接輸入當(dāng)前日期。

15. 
    每天查看優(yōu)先級(jí)變化。

    這里顯示的是幾天內(nèi)事務(wù)優(yōu)先級(jí)變化。在 7 月 13 日，所有事務(wù)都在提前時(shí)段之前，因此數(shù)值很大。在 7 月 20 日，一共有四個(gè)事務(wù)顯示為高優(yōu)先級(jí)（小數(shù)值），這其中包括正處于截止日期的修理草坪。在 21 日，優(yōu)先級(jí)變得更高了，這是因?yàn)槭聞?wù)已經(jīng)處于延期時(shí)段了，而到了 7 月 23 日，由于事務(wù)已經(jīng)超過了延期時(shí)段，因此優(yōu)先級(jí)變得更高。支付賬單事務(wù)的優(yōu)先級(jí)同樣在 23 日到 25 日期間快速上升。

小提示

• 你可以根據(jù)需要添加更多的列，例如事務(wù)相關(guān)的人或類型等。
• 你可以下載該工作簿的實(shí)用模板
• 將大事務(wù)分解為多個(gè)小事務(wù)。
• 將家庭和工作事務(wù)分別放在單獨(dú)的 Excel 文件中。
• 閱讀一些關(guān)于設(shè)定事務(wù)優(yōu)先級(jí)和時(shí)間管理的文章。
• =IF(WEEKDAY(TODAY(),2)>5,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5)+7,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5))
• 如果需要可以每天對(duì)事務(wù)列表進(jìn)行排序。
• 你可以將反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)放在模板工作表中，這樣就可以非常容易地找到這些事務(wù)并拷貝。
• 你可以自行修改每一級(jí)重要程度的評(píng)分。
• 使用自動(dòng)篩選功能來選擇超過截止時(shí)間的事務(wù)（緊急程度=1）或者非常重要的事務(wù)（重要程度=“A”）
• 有一個(gè)方法可以讓重復(fù)事務(wù)不斷自動(dòng)更新，那就是將其輸入到日期列中：（例如如果是周五的事務(wù)就輸入“5”）。
• 在截止日期單元格使用條件語(yǔ)句來表示事務(wù)過期。
• 每周和每月（或雙周和雙月）計(jì)算完成當(dāng)前周期內(nèi)事務(wù)的日期。這可能是你在做工作中獲得的唯一積極反饋。
• 公式將找到“今天”的日期（周一 = 1，周二 = 2，…周日 = 7），然后檢查今天是否已經(jīng)超過了周五。如果超過了周五，那么我們將截止日期設(shè)置為當(dāng)前周五加上七天，也就是下周五的日期。如果今天沒有超過周五，那么將本周周五日期設(shè)置為截止日期。
• 在本例中，周一 = 1、周二 = 2、周三 = 3、周四 = 4、周五 = 5、周六 = 6 以及周日 = 7。
• 如果希望本公式在其他日期也適用，例如重復(fù)事務(wù)截止日為周二，那么我們可以在列表中查找周二 = 2，因此只需要將公式中的 5 更改為 2。

警告

• 時(shí)常保存工作簿以便于隨時(shí)恢復(fù)其內(nèi)容。
• 計(jì)算出的優(yōu)先級(jí)數(shù)值并非自然數(shù)。完成優(yōu)先級(jí)為“1”的任務(wù)不會(huì)增加其他任務(wù)優(yōu)先級(jí)數(shù)值。優(yōu)先級(jí)的范圍可以超過一百，但不是所有的數(shù)值都會(huì)出現(xiàn)。你一般需要關(guān)注優(yōu)先級(jí)為 1 到 12 的事務(wù)。
• 不要擔(dān)心有太多任務(wù)：那些兩個(gè)月內(nèi)到期的事務(wù)在其截止日期臨近之前會(huì)一直位于表格底端。
• 時(shí)間管理是一項(xiàng)非常個(gè)人化的工作，因此這個(gè)工作簿也許并不能滿足你的要求和偏好。它可能會(huì)干擾你的工作，也可能每天訪問的要求過于頻繁。它可能會(huì)對(duì)你有用，但是不適用于你的朋友們，或者情況與此相反。
• 使用 Google 電子表格可以讓你方便訪問文件，而不需要將文件隨時(shí)帶著身邊。